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Soporte Bitrix24

La integración del correo en el CRM

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Ahora todos los empleados pueden integrar su correo en el CRM. La cuenta de correo puede ser tanto personal como de compañía. El sistema traerá todos sus mensajes entrantes y salientes y creará prospectos en base a todos los correos entrantes. No importa si usted trabaja con el correo dentro de su CRM o con una interfaz de correo.

Si el mensaje fue recibido desde una dirección de mail ya conocida dentro del sistema, entonces éste será vinculado al propio contacto dentro del CRM (contacto, compañía, prospecto). Los correos también serán parte de Actividades y serán vinculados a las entidades dentro del CRM.

¿Cómo puedo integrar mi correo?

Tenga en cuenta que solo los usuarios que tienen acceso al CRM pueden integrar el correo.

Hay varias formas de integrar el correo en el CRM, la más sencilla es hacerlo desde el menú de configuraciones personales de la cuenta del usuario:


Otras formas de integrar el correo en el CRM
  • desde CRM > Más > Configuraciones > E-Mail > Cuentas de correo electrónico del CRM (personal email);
  • desde el menú lateral principal haciendo clic sobre Webmail (si aún no está conectada ninguna cuenta de correo).

Si ya tiene conectada una cuenta de correo, entonces hay que hacer clic sobre Habilitar en la barra Integración CRM:

Si su cuenta de correo aún no está conectada, entonces debería especificar las configuraciones y habilitar la opción Link al CRM.

En la página de conexión del correo electrónico puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

  1. Servicios de e-mail
  2. @bitrix24.es
  3. Dominio propio

Las tres opciones permiten integrar el correo personal en el CRM.


Configuraciones de integración del correo en el CRM

Las configuraciones no son muy complicadas:

  • Link al CRM – conecta su correo al CRM.
  • Obtener datos para – especifica el período de tiempo para obtener los mails de su correo (3 días o para todo el tiempo).
La opción para todo el tiempo está disponible únicamente en el plan Professional.
  • Crear prospecto para la nueva dirección de e-mail – con esta opción habilitada se crearán prospecto y actividad nuevos para todos los correos electrónicos con el remitente (para los mails entrantes) o la dirección de correo (para los mails salientes, si los envía desde la interfaz de su correo) desconocidos para el sistema.
En caso contrario las actividades se crearán solo para las direcciones de correo ya existentes en el CRM, y no se crearán prospectos ni tampoco actividades para las demás direcciones.
  • Crear contactos con vCard adjunta – si en el correo hay un contacto en formato vCard adjunto, entonces se creará un contacto en el CRM en base a la información vCard.

Al integrar su correo en el CRM podrá también:

  • especificar las carpetas que desea vincular al CRM. Para hacerlo haga clic sobre Procesamiento de carpetas (por defecto se recopilan mensajes desde las carpetas Entrantes y Salientes).
  • excluir las direcciones de correo desde las cuales no quiere recibir correos electrónicos en el CRM, ingresándolas en el campo Volver a la lista. Por ejemplo, pueden ser direcciones de servicio o de sus familiares.
Además de las direcciones de la lista negra, no caerán en el CRM los correos electrónicos desde las direcciones de los empleados (tanto desde las direcciones que utilizan para autorizarse como desde las que tienen integradas en el CRM).

Puede especificar tanto ciertas direcciones como dominios en formato @gmail.com o gmail.com . No se admite el formato *@gmail.com.


Cuenta de correo corporativo

El administrador puede integrar en el CRM la cuenta de correo de la compañía, entonces se crearán prospectos desde esta cuenta que se compartirán entre las personas responsables que están en la cola de distribución.

Para hacerlo vaya a CRM > Más > Configuraciones > Email > Cuentas de correo electrónico del CRM (compañía email).

Las configuraciones de integración del correo corporativo en el CRM son iguales a las del correo personal, solo hay que especificar el intervalo en la opción Comprobar si hay nuevo e-mail cada y agregar empleados en Cola de distribución.

Los intervalos de comprobación del correo de 2 y 5 minutos están disponibles únicamente para los suscriptores del plan Professional.

¿Cómo funciona?

Al integrar el correo en el CRM se crearán prospectos y actividades desde las direcciones desconocidas.

Los prospectos se crean junto con las actividades de forma automática, ya que la actividad debe ser vinculada a alguna entidad del CRM.

Los correos electrónicos desde las direcciones que ya existen en el CRM como las direcciones de Prospectos, Contactos o Compañías se vincularán como Actividades a las entidades del CRM apropiadas.

Con los correos electrónicos salientes el escenario es el mismo – se crearán prospectos y actividades vinculadas a las entidades del CRM. Los mails desde las direcciones de los empleados de su compañía no se procesarán.

El símbolo especial de color verde le mostrará que el buzón fue conectado exitosamente.

Si no está habilitada la integración del correo en el CRM, entonces el color del símbolo será rojo.

¡Atención! La comprobación automática del correo se realiza cada 10 minutos, así que es posible la situación cuando ya recibió el email, pero aún no se creó el prospecto.

El estado del correo electrónico recibido (leído / no leído) se sincroniza con el estado de la actividad (completada / no completada). Si elimina un correo sin respuesta, se eliminará también la actividad del CRM apropiada. Además, se eliminará el prospecto vinculado a esta actividad si no hubo ningunos cambios y no hay más actividades vinculadas.

Por ahora el administrador no puede integrar los correos de otros empleados en el CRM, así que ellos deben hacerlo por sí mismos.


Intervalos de comprobación del correo

Cuenta de correo personal

  • La comprobación del correo se realiza cada 10 minutos si el usuario tiene la sesión activa o pasa al correo por el enlace del menú lateral.
  • La comprobación del correo se realiza una vez al día si otros usuarios ingresan en la cuenta.

Cuenta de correo de la compañía

  • La comprobación del correo se realiza de acuerdo con las configuraciones (cada 2-5-10 minutos o 1-3-12 horas) si cualquier usuario ingresa en la cuenta. La comprobación cada 2 o 5 minutos está disponible únicamente en el plan Professional.

Si no hay actividad en la cuenta (si nadie ingresa), no se realizará la comprobación del correo personal ni corporativo.

El botón de comprobación manual solo verifica las configuraciones y la posibilidad de conexión, y no recopila los correos.


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