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Soporte Bitrix24

Permisos de acceso en CRM

Clasificación:

Los usuarios de Bitrix24 pueden tener diferentes tipos de acceso a los datos de CRM según la configuración de los permisos de acceso.

Tenga en cuenta que la configuración de permisos de acceso está disponible únicamente para suscriptores de planes comerciales de Bitrix24.

Se puede establecer el nivel de acceso para:

  • Prospectos;
  • Contactos;
  • Compañías;
  • Negociaciones;
  • Cotizaciones;
  • Facturas;
  • Formularios de CRM;
  • Widget del sitio web.
Actualmente los permisos de acceso al CRM de Bitrix24 no permiten configurar el acceso para los usuarios al catálogo de productos. De forma predeterminada, sólo el administrador de la cuenta de Bitrix24 puede agregar productos al catálogo.

Hay varios niveles de acceso disponibles:

  • Acceso denegado;
  • Personal;
  • Personal y departamento correspondiente;
  • Personal, departamento y sub-departamento correspondiente;
  • Acceso completo;
  • Todo.
  • Tenga en cuenta que puede conceder / denegar acceso a todo el sistema de CRM, pero no puede conceder / denegar el acceso a sus partes. Por ejemplo, si usted da acceso a los prospectos, todos los datos relacionados con ellos estarán disponibles, incluyendo las actividades de los prospectos, mensajes, etc. No podrá conceder / denegar acceso a las actividades de los prospectos o a los campos particulares.

    El acceso tiene que configurarse para cada acción individualmente:

    • Lectura;
    • Agregar;
    • Actualizar;
    • Eliminar;
    • Exportar;
    • Importar
    Tenga en cuenta que el sistema concede acceso según la siguiente regla: si a un usuario se le asignan varios roles (por ejemplo, pertenece a un grupo de trabajo y un departamento a los que se les conceden diferentes roles), al usuario se le otorgará el nivel de acceso máximo permitido por los roles diferentes.


    Configuración de permisos de acceso

    Abra CRM > Más > Configuraciones > Permisos > Permisos de Acceso.

    En esta página puede seleccionar usuarios y grupos a través de Agregar permiso de acceso. Haga click en Agregar para añadir un rol nuevo o en Editar para configurar el existente.

    Establezca el nivel de acceso para las acciones con elementos de CRM. El acceso a los formularios web de CRM y el widget del sitio web se configura aquí también.

    Tenga en cuenta que se puede configurar el acceso individualmente para cada estado del prospecto, fase de negociación y pipeline. Haga click en el icono "+" para desplegarlos:



    El nivel de acceso es diferente a lo que he establecido

    Si usted ha configurado los permisos de acceso para su empleado en CRM > Configuración > Permisos de acceso, pero el nivel de acceso del empleado es diferente a lo que ha establecido (por ejemplo, el usuario ve lo que él o ella no debería poder ver), puede ser que el usuario se muestra también como miembro del grupo o del departamento bajo Permisos de acceso.

    Por ejemplo: Mi compañía: Grupo de empleados tiene acceso de administrador completo, mientras un empleado individual tiene un rol de acceso limitado. En este caso se trata del conflicto de permisos de acceso.

    Por favor, tenga en cuenta que en estos casos el sistema concede acceso según la siguiente regla: si se asigna a un usuario varios roles (por ejemplo, pertenece a un grupo de trabajo y un departamento a los que se conceden diferentes roles), al usuario se le otorgará el nivel de acceso más alto permitido por diferentes roles.


    Permisos de acceso para equipos de venta

    Si tiene varios equipos de ventas que trabajan de una forma independiente, puede configurar los permisos de acceso para que cada equipo tenga acceso a los registros del mismo equipo. Es decir, un equipo no tendrá acceso a los datos del otro equipo.

    El catálogo de productos en Bitrix24 es común para todos los equipos de ventas y administradores de la misma cuenta de Bitrix24.

    A continuación, le indicamos cómo configurar los permisos de acceso para los equipos de ventas:

    • Vaya a CRM > Configuración > Permisos > Permisos de acceso y haga clic en Agregar rol;
    • Establezca el nivel de acceso Personal y Departamento (o Personal, Departamento y Sub-departamento) para aquellas partes de CRM a las que desea limitar el acceso. Por favor, asegúrese de que también ha comprobado el acceso a las fases de negociaciones y los estados de prospectos (haga click en "+" para desplegar). No se olvide de guardar los cambios;
    • Haga click en Agregar permiso de acceso, seleccione usuarios y establezca el rol (que acaba de crear) para ellos.

    Al supervisor del equipo de ventas se le puede dar un rol diferente. Para hacerlo, es necesario crear otro rol y darle el título de Supervisor de Ventas.

    Por ejemplo, el agente de ventas simple puede tener "Acceso de lectura = personal y departamento", pero "Acceso de editar = Personal". Esto significa que este usuario puede ver todos los datos del equipo de ventas, pero editar sólo los propios. El supervisor del equipo de ventas puede tener los derechos ampliados. Por ejemplo, el líder del equipo de ventas puede tener acceso para "Editar y Eliminar = Personal y Departamento" los datos y el acceso "Ver = Todo". En este caso, el supervisor del equipo de ventas podrá ver todos los datos de todos los equipos, pero agregar y editar sólo los de su propio departamento.



    ¿Quién tiene acceso a las configuraciones de CRM?

    De forma predeterminada, sólo los administradores de Bitrix24 pueden tener acceso a la lista completa de Configuración de CRM. Sin embargo, ellos pueden dar a los usuarios comunes del CRM el acceso a la configuración del CRM también en la página Permisos de acceso. Tenga en cuenta que este acceso es únicamente el acceso a la configuración de la sección de CRM, no es el acceso a otras características de Bitrix24.

    Este tipo acceso se debe conceder al particular Rol de Permisos de Acceso (CRM > Configuración > Permisos > Permisos de acceso > abrir Rol > Activar opción El usuario puede editar configuración.



    La opción "Disponible para todos"

    Se puede habilitar la opción Disponible para todos dentro del formulario de registro de CRM y usarla para el permiso de acceso establecido como "Acceso total". ¿Qué significa esto? Si el agente de ventas tiene permiso de acceso Prospectos = Acceso total, entonces, con esta opción activada el agente verá todos los prospectos. En comparación con el acceso = Todo, esta opción de Todo abierto permite limitar la disponibilidad de los datos a los que tiene acceso la persona responsable (activado Disponible para todos).

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