Firma electrónica de Bitrix24 permite firmar documentos con clientes, proveedores y otros socios sin necesidad de usar servicios externos. Esto ayuda a:
- Ahorrar tiempo y recursos: no es necesario imprimir, escanear ni enviar documentos en papel.
- Gestionar una base unificada de documentos y automatizar su firma.
- Controlar el proceso: supervisar las etapas de firma y garantizar la autenticidad de los documentos.
La herramienta Firma electrónica es una firma electrónica, no digital. Cada país tiene sus propias leyes y requisitos para el uso de firmas electrónicas. En algunos países, se debe firmar un acuerdo especial con el cliente para usar una firma electrónica. Además, este método de firma no está permitido para todo tipo de documentos.
Por lo tanto, si no estás seguro de si Firma electrónica es conveniente para firmar tu documento, consulta con abogados. La confianza en estas firmas es responsabilidad de la persona que acepta el documento.
Configurar permisos de acceso
Antes de comenzar a trabajar con Firma electrónica, configura los permisos de acceso. Por ejemplo, define quién puede crear, editar y eliminar documentos.
Por defecto, el administrador de Bitrix24 configura los permisos de acceso a la sección Firma electrónica, pero puede delegar estos derechos a otros empleados. Para hacerlo, ve a Firma electrónica > Permisos de acceso.
Firma electrónica: permisos de acceso
Configurar el kanban
El kanban en Firma electrónica te permite controlar el trabajo con documentos. Cada empleado puede configurarlo según sus necesidades.
En el kanban, puedes ver en qué etapa se encuentra un documento y qué acciones se deben realizar, como aprobar o firmar.
Accede a Firma electrónica > Firmar y administrar > Kanban.
Kanban en Firma electrónica de Bitrix24
Completar el directorio de partes firmantes
Las partes firmantes en Bitrix24 son contactos de socios, clientes y proveedores con los que intercambias documentos en la sección Firma electrónica. Este listado permite:
- seleccionar rápidamente al destinatario al enviar documentos,
- mantener una base de contactos compartida para todo el equipo,
- evitar ingresar datos manualmente en cada envío.
Para agregar una parte firmante, accede a Firma electrónica > Contactos > Crear.
Firma electrónica: contactos (partes firmantes)
Preparar un documento para firmar
Los empleados con los permisos correspondientes pueden crear un documento y enviarlo para su firma.
El proceso de preparación incluye:
- Crear un documento en la sección Firma electrónica: puedes cargar un documento existente o seleccionar uno previamente creado.
- Elegir quién firmará el documento por parte de tu empresa y de la contraparte.
- Editar el documento si es necesario.
- Seleccionar cómo enviar el enlace para firmar el documento (por SMS o correo electrónico).
- Revisar la información y enviar el documento.
Firmar un documento
El proceso de firma es el mismo para ambas partes. El director o el empleado autorizado recibe un enlace al documento y lo firma.
Cómo firmar documentos en Firma electrónica de Bitrix24
Firmar documentos electrónicos como cliente
Verificar la autenticidad del documento
Cada documento firmado contiene un certificado digital que permite verificar que no se han realizado cambios en el archivo después de la firma. Por ejemplo, si alguien modifica el monto en el contrato, el documento no pasará la verificación.
Firma electrónica: revisar la integridad del documento
Agregar reglas de automatización y disparadores
Las reglas de automatización y los disparadores en Firma electrónica de Bitrix24 te permiten automatizar el proceso de firma de documentos con tus clientes. Por ejemplo, cuando el director de tu empresa firma un documento, el disparador lo mueve a la etapa "Documento enviado al cliente", y la regla de automatización envía el contrato al cliente para su firma.
Firma electrónica: automatización
Resumen
- Firma electrónica de Bitrix24 permite firmar contratos, actas y otros documentos con contrapartes sin usar servicios externos.
- Antes de comenzar, configura los permisos de acceso, el kanban y completa el directorio de partes firmantes.
- Para crear y enviar un documento a un contacto, ve a la sección Firma electrónica.
- El proceso de firma es el mismo para ambas partes: el director o empleado autorizado recibe un enlace por correo electrónico o SMS y firma el documento.
- Cada documento firmado incluye un certificado digital que garantiza su integridad.
- Puedes configurar reglas de automatización y disparadores para automatizar el proceso de firma de documentos con clientes.
