Scrum es un método ágil de trabajo en equipo. En Bitrix24, ayuda a dividir un gran proyecto en etapas cortas llamadas sprints. Cada sprint dura varias semanas y permite al equipo ver resultados más rápido, controlar tareas y adaptarse a los cambios.

Para que el equipo no pierda tiempo en tareas rutinarias, se puede automatizar parte del trabajo con reglas de automatización y disparadores.

Las reglas de automatización realizan acciones cuando una tarea pasa a una etapa específica. Por ejemplo, si una tarea se mueve a la etapa "Pendiente de revisión", la regla de automatización envía un mensaje al responsable con un enlace a la tarea.

Los disparadores rastrean cambios en las tareas: proximidad del plazo, cambio de estado, nuevos comentarios. Cuando ocurre una acción especificada, el disparador mueve la tarea a otra etapa. Por ejemplo, si una tarea cambia al estado "En progreso", el disparador la mueve a la etapa apropiada. Así, el equipo puede ver rápidamente qué está en progreso y qué queda por hacer.

Agregar reglas de automatización y disparadores

1–3. Ve a la sección de Tareas y proyectos > Scrum y abre el proyecto deseado.
4–5. Ve a la pestaña Sprint activo y haz clic en Reglas de automatización.
6–7. Haz clic en el botón Crear o + agregar en la etapa deseada.

Las reglas de automatización y los disparadores están divididos en grupos:

• Para el empleado: reglas de automatización que ayudan a automatizar el trabajo del equipo, como crear y modificar tareas, notificar a empleados por chat o correo, gestionar etapas y estados, entre otros.
• Reglas de automatización personalizadas: reglas de automatización y disparadores instalados desde el Market, desarrollados por socios de Bitrix24 para ampliar las funciones estándar.
• Disparadores: rastrean plazos y cambios en las tareas.
Disparadores en tareas

Configurar reglas de automatización y disparadores

Una vez agregados las reglas de automatización y los disparadores, es necesario configurarlos. Todos tienen configuraciones comunes:

• Ejecución: la regla de automatización se ejecutará después de las anteriores o de forma independiente.
• Hora: la regla de automatización realizará la acción de inmediato o después de un tiempo.
• Condición: la regla de automatización o el disparador solo se activará para ciertas tareas, como tareas importantes o vencidas.
Condiciones en las reglas de automatización
• Permitir el cambio a la etapa anterior: si se activa esta configuración, el disparador puede mover una tarea a una etapa anterior, por ejemplo, de la última a la primera. Esta configuración solo está disponible para disparadores.

Las demás configuraciones dependen de la regla de automatización o el disparador seleccionado. Por ejemplo, para la regla de automatización "Crear tarea" necesitas especificar participantes, y para la regla de automatización "Agregar notificación" debes escribir el texto del mensaje.

En una etapa se pueden agregar varios disparadores y reglas de automatización. Cada uno debe configurarse por separado. Por ejemplo, en la etapa "En progreso" puedes agregar dos reglas de automatización:

• "Agregar notificación": cuando una tarea llega a esta etapa, la regla de automatización envía una notificación al responsable en Bitrix24 para que revise el trabajo.
• "Cambiar etapa": si queda un día para la fecha límite, la regla de automatización mueve la tarea a la etapa "Urgente". Así, el equipo ve que la tarea es prioritaria y puede reaccionar a tiempo.